25.08.2017

Portfolio – seminarid & konverentsid

Sageli arvatakse, et strateegiapäeva näol on tegemist infoküllase ja kuiva tööpäevaga, kus ettevõtte juhtkond soovib töötajatele mõnd uut ideed “maha müüa”.

Jah, see võib selline olla, aga kui läheneda paremini, siis võib korraldada sündmuse, mille läbi jääb osalistele ettevõtte sõnum või strateegia paremini meelde! Ja neid viise on mitmeid.

Ei ole vist vaja tutvustadagi, et eduka sündmuse taga on tohutul hulgal pisidetaile, milledele kõigele on vaja mõelda. Mida professionaalsemalt on mõeldud, seda kvaliteetsem on ettevõtmine. Paljud teavad seda, aga vähesed usuvad ja suhtuvad neisse pisidetailidesse (millest enamus ei üldse pisikesed) pinnapealselt, eelarvamuse ja mõningase hoiakuga. Arvatakse, et suudetakse kõike ise teha, aga kurb tõsiasi selgub seminaril või konverentsil, kui hakkavad ilmnema puudulikud teadmised, lüngad planeerimises või ettemõtlemata asjaolud (näiteks saavad mikrofonil patareid tühjaks ja varu ei ole). Agentuur suudab neid vigu vältida ning hoiab väärtuslikku aega kokku.

Sündmuse edukaks toimimiseks ning mõistliku eelarve juures on kõige tähtsam – varajane ning detailne planeerimine.

Tooksime välja näited, mida kõike võiks silmas pidada seminaride ja konverentside korraldamisel:

Projektijuhtimine:
* eelarve koostamine ja järgimine;
* hangete vormistamine ja sobilike partnerite kaasamine;
* toimumiskoha leidmine ja vajalike kokkulepete tegemine;
* kodulehekülje loomine ja sealse info haldamine;
* sündmuse turundustegevused, suhtekorraldus, infomaterjalid ja meediasuhtlus;
* konverentsi sekretariaat ja infolaud;
* osalejate registreerimise organiseerimine (e-posti baasil või online vormiga);
* vajalike transpordi lahenduste (lennu-, laeva- või bussipiletite, transfeeride) leidmine;
* majutuskohtade broneerimine;
* toitlustuse korraldamine;
* sponsorluspakettide koostamine ja võimalike toetajate leidmine.

Konverentsi tehniline teostus:
* konverentsitehnika ja erinevad visuaalsed vahendid;
* video ja fotograaf;
* sünkroontõlke teenus;
* online (live stream) ülekanded;
* wifi tagamine osalejatele.

Meelelahutuslik programm:
* meelelahutusliku programmi loomine;
* pidulike gala õhtusöökide ja vastuvõttude korraldamine;
* põnevate kohalike ekskursioonide korraldamine ja läbiviimine.

Lae alla briif päringu koostamiseks või kirjuta meile lihtsas vormis info@frankevents.ee e-mailile.