Kuumad kuupäevad ja asukohad, õhtujuhid ning meelelahutajad broneeritakse väga kiirelt, sest inimesed janunevad hea meelelahutuse ja koosolemise aja järele. Lisaks võib juhtuda, et kollektiiv ei olegi omavahel kohtunud, sest ettevõte on rahvusvaheline või osakondi väga palju. Idee kokkupanek suvepäevadest, mis personalile oleks piisavalt huvitav ja atraktiivne, võib sageli olla päris väljakutsuv ülesanne. Kuidas planeerida suvepäevad, mis pakuvad kõigile häid emotsioone ja millest räägitakse veel pikalt?
Suvepäevade planeerimine võib võtta palju aega, sest ideede kokku kogumine, teenusepakkujate leidmine ja päringute võtmine on kõik ajakulukad ülesanded. Inimesel, kes sellega igapäevaselt ei tegele, võib peavalu tekkida pelgalt mõttest, et ta peab midagi organiseerima hakkama. Lisaks võivad planeerimise ajal paratamatult tagaplaanile jääda töötaja põhitööülesanded, mis ei ole kellegi ideaalne versioon sellest, kuidas üks tore suvepäev võiks sündida. Sellistel hetkedel on tark pöörduda agentuuri poole, kes elab ja hingab ürituste korralduse taktis.
Soovid, et suvepäevade planeerimine oleks muretu ja saaksid ise üritust täiel rinnal nautida? Vaata allolevat suvepäevade päringu koostamise juhendit.
Panime kirja 7 punkti, mis aitavad Sind suvepäevade päringu koostamisel.
- Mis on suvepäevade programm ja eesmärk? Mõtle, kas on soov korraldada traditsioonilist suvepäeva või hoopis valitud temaatikaga päeva. Oluline on suvepäevade planeerimist alustada suhteliselt varakult, et aasta alguses oleks võimalik suvepäevade korraldamisega juba aktiivselt tegeleda.
- Kui palju inimesi? Suvepäevade planeerimisel mõtle, kas üritus on ainult töötajatele või kaasatakse ka pereliikmeid. Sellest oleneb suvepäevade eelarve, asukoht ja kogu programm.
- Asukoht ja majutus. Ettevõtte suvepäevade jaoks on asukoht üks olulisemaid punkte kogu planeerimise juures. Läbi on vaja mõelda järgmised küsimused:
- Millises Eesti piirkonnas üritus läbi viia? Kas ollakse valmis 2-3-tunniseks bussi- või autosõiduks?
- Kas koht peaks asuma veekogu läheduses?
- Kas jäädakse ka ööbima? Kui jah, siis mis mahus majutust pakutakse? Millised on töötajate ootused majutuse osas?
- Transport. Suvepäevade asukohast oleneb ka transport. Mõtle, kas töötajad tulevad kohale isikliku autoga või organiseeritakse ühtne sõit bussi(de)ga. Miks mitte leida asukoht, kuhu saab rongiga? Transpordi puhul tuleks eelistada ettevõtted, kellel on üksused üle Eesti.
- Programm. Suvepäevade pidamisel võiksid olla kindlad eesmärgid:
- Kas sellest saab mõnus ja lõõgastav päev kolleegidega?
- Kas soovite sel päeval töötajaid ühendada läbi erinevate meeskonnamängude?
- Kuidas ettevõtte juhtkond võiks päeval osaleda, et tavatöötajatel tekiks nendega hea side?
- Varasem korraldamise ajalugu. Päringu koostamisel endale ja suvepäevade korraldajale on oluline kirjeldada, mida viimase kolme aasta jooksul on juba tehtud.
Siin on mõned punktid, mis kirja panna:- Kes on olnud päevajuhid?
- Mis ansamblid on mänginud ja mis stiil on inimestele enim meeldinud?
- Kus on suvepäevad varasemalt toimunud ja kas soovitakse sama asukohta?
- Mis lisategevused on olnud ja mis laadi aktiviteetidest teie ettevõtte inimesed pigem eelistavad osa võtta?
- Kui on kaasatud pered koos lastega, siis milline lastele mõeldud programm on olnud?
- Ürituse eelarve. Suvepäevade planeerimise algfaasis võiks kirja panna ka eelarve suurusjärgu. See muudab ürituse plaani koostamise selgemaks tellijale kui ka koostööpartnerile. Selle läbi säästavad tohutult aega kõik osapooled. Võimalusi vingete suvepäevade korraldamiseks on sadu. Uuri, millised on viimase aja populaarseimad suvepäevade programmid.
Paku agentuurile võimalust oma ideekavandit esitleda. Kõiki ideid ja lahendusi (ka emotsioone) ei ole võimalik paberile kirja panna. Kohtumisel on hea koostööpartneriga tuttavaks saada, kuulata ideid ja rääkida täpsemalt läbi kõik vajalikud detailid ning eesmärgid.
Suvepäevade (või mõne teise ürituse) korraldamise protsessis on tegelikkuses mustmiljon väiksemat detaili, millele peab mõtlema. Hea agentuur on juba töö varajases staadiumis suuteline välja tooma võimalikud kitsaskohad. Selleks, et Sina saaksid tegeleda oma igapäevatööga oleme olemas meie, vabaaja insenerid, kelle igapäevatööks on ürituste planeerimine ja nende teostamine.
Soovid konsultatsiooni? Anna oma soovist märku siin. Täida ära kontaktivorm ning võtame hiljemalt 24h pärast Sinuga ühendust. Nii lihtne see ongi! 
Suvepäevade planeerimine ja sellega sarnased teemad: