Ürituste tulemuslikkuse mõõtmine aitab hinnata sündmuste väärtust. Meile kui ürituste korraldajatele annab see hea sisendi paremaks planeerimiseks. Personalijuhtidele on sellest kasu töötajate kaasatuse, rahulolu ja tööandja brändi mõju hindamiseks.
Mõõtmise juures on muidugi oluline saadud teadmisi tõlgendada ja neid mõista, et neid saaks efektiivselt tuleviku ürituste tarbeks ära kasutada. Võib arutleda, kas põhjalik aruandlus iga ürituse puhul on vajalik. Sageli hinnatakse ürituste edukust lihtsalt emotsiooni põhjal ning hinnangust “Tundus, et inimestele meeldis” võib täiesti piisata. Siin on aga mõned näpunäited, mis aitavad tulemuslikkusele ka numbri juurde panna.
1. Osalejate arv ja osalusmäär
Osalejate arv ja osalusmäär on ühed kõige lihtsamad, kuid samas ka kõige kõnekamad mõõdikud ürituse edukuse hindamisel. Nende eelis seisneb selles, et andmeid saab jälgida juba enne sündmuse toimumist, mis võimaldab vajadusel kiiresti turundust, sõnumeid või ajastust kohandada. Saame vaadata näiteks:
- registreerunute arvu,
- tegelikku osalemist (kohalolijad/registreerunud),
- kutsetele reageerimise määra.
Kui näiteks 200 töötajast registreerub vaid 60, on see selge märguanne, et kas teema ei kõneta või ei sobi sündmuse ajastus. Sellised näitajad aitavad hinnata nii turunduse kvaliteeti kui ka töötajate huvi ja kaasatust. Sellest kaasa saame võtta väärtusliku sisendi järgmiste ürituste paremaks planeerimiseks.
2. Osalejate rahulolu
Siin on tegemist juba põhjalikuma tagasiside küsimisega nt Google Formsi või Typeformsi abil. Soovitame proovida ka Tally platvormi, mida on lihtne ja mugav kasutada (kasutajakogemuse poolest sarnane Notionile).
- Rahulolu skoor (nt skaalal 1-5).
- Soovitusindeks (põhineb ühel lihtsal küsimusel: “Kui tõenäoliselt soovitaksite sellist üritust oma sõpradele/tuttavatele?”).
- Avatud vastused (mis meeldis, mis mitte).
Need on head mõõdikud, mille abil saab hinnata ürituse kvaliteeti, mitte ainult kvantiteeti. Personalijuhtidele annab see ka infot tööandja kogemuse kohta. Küsimustiku väljasaatmisega soovitame pigem mitte oodata ja küsida tagasisidet kohe pärast üritust, kui emotsioon on veel värske.
3. Eesmärkide täitmine
Igal üritusel võiks olla üks või mitu selget eesmärki, mis annab sündmusele mõtte ja suuna. Eesmärgid võivad olla väga erinevad:
- müügi suurendamine,
- bränditeadlikkus,
- töötajate motiveerimine,
- meeskonnatunde tugevdamine,
- uute kontaktide loomine.
Eesmärkide täitmist saab hinnata nii juhtide vaatepunktist kui ka osalejate tagasiside põhjal. Näiteks juhul, kui sündmuse eesmärk oli parandada tiimidevahelist koostööd, annab otsene tagasiside väärtuslikku infot selle kohta, kas soovitud muutus tegelikult aset leidis. Hindamine ei pea olema üldse keeruline ja sageli piisab kahest lihtsast küsimusest:
- kas eesmärk täitus (jah/ei),
- kui suures ulatuses (nt % või hinnang).
4. Kaasatus ja aktiivsus ürituse ajal
Osalejate kaasatus ja aktiivsus annavad väärtuslikku infot selle kohta, kui haarav ja asjakohane oli ürituse programm. Korralduslikust vaatenurgast aitab see hinnata, kas sisu, formaat ja tegevused suutsid inimesi päriselt kaasa mõtlema ja tegutsema panna. Mõnes mõttes peegeldavad need ka töötajate seotust organisatsiooniga, sest annab aimu, kui huvitatud on töötajad nende jaoks korraldatud tegevuste kaasa tegemisest.
Hinnata saab näiteks:
- osalemist töötubades, hääletustel, mängudes vm tegevustes;
- sotsiaalmeedia mainimisi ja postitusi,
- sisemiste ürituste puhul (koosolekud, strateegiapäevad) osalemist aruteludes.
Ütleksime, et kaasatus on kõrge, kui vähemalt 50% osalejatest osalevad tegevustes ja Q&A voorudes. See eristab passiivsest kohalolust tegelikku huvi ning on heaks näitajaks, et programmis olevad tegevused olid kaasahaaravad.
5. Viimaks vaatame otsa ka rahakotile
Võttes arvesse ka projektile kulunud rahalise kulu (loe: investeeringu), saame hinnata kulutõhusust. Mõõta saab muu hulgas:
- kulu osaleja kohta,
- ürituse kogukulu ja saadud väärtuse suhet,
- avalike ürituste puhul nt müüki, kogutud kontakte, järeltegevuste edukust.
Lihtsa valemiga saame arvu, mis aitab võrrelda erinevaid üritusi omavahel ning planeerida järgmise aasta eelarvet. Nii muutub iga sündmus mitte lihtsalt kuluks, vaid strateegiliseks investeeringuks.
Seega, ürituse edukust saab hinnata nii mitmel eri viisil kui lihtsalt emotsiooni põhjal. Oluline on vaadata numbreid, kuid sellest veel olulisem on oskus neid numbreid tõlgendada. Seejärel ka saadud tõlgendusi tuleviku ürituste puhul ära kasutada. Samas ei tasu mõõdikutega ka üle pingutada. Meeles peaks pidama, et igale mõõdikule või küsimusele võiks järgneda ka tegevus või otsus, mida info jagajatega avalikult jagada.
Kontrollküsimustik Sinu külalistele
- Mis oli selle ürituse kõige väärtuslikum osa sinu jaoks?
- Kas said ürituselt midagi, mida saad oma töös kohe rakendada? (jah/ei)
- Kui palju see üritus suurendas sinu tunnet, et kuulud sellesse organisatsiooni? (skaalal 1-5)
Ning kontrollküsimustik Sulle endale
- Kas eesmärk oli enne üritust kirjas?
- Kas valisid max 5 mõõdikut?
- Kas küsisid tagasisidet kohe pärast üritust?
- Kas tegid vähemalt ühe muudatuse järgmise ürituse jaoks?
Vahvat mõõtmist!