Kõige tavalisem seminar, konverents või strateegiapäev toimub kella 10st 16ni mõne hotelli konverentsisaalis. Inimesed on sellisest ülesehitusest tüdinenud ja õnneks on leidlikud lahendused ürituste põnevaks muutmiseks jõudnud juba paljude inimeste kõrvu. Vaatame lähemalt, mis need on.
Sageli arvatakse, et strateegiapäeva näol on tegemist infoküllase ja kuiva tööpäevaga, kus ettevõtte juhtkond soovib töötajatele mõnd uut ideed “maha müüa”. Jah, see võib selline olla, aga kui läheneda paremini, siis võib korraldada sündmuse, mille läbi jääb osalistele ettevõtte sõnum või strateegia paremini meelde! Ja neid viise on mitmeid.
Mida professionaalsemalt on planeeritud, seda kvaliteetsem on tulemus
Eduka sündmuse taga on tohutul hulgal pisidetaile, millele on vaja teadlikult mõelda. Lisaks oleme näinud, et proovitakse kõike ise teha, aga kurb tõsiasi selgub seminaril või konverentsil, kui hakkavad ilmnema puudulikud teadmised, lüngad planeerimises või ootamatud asjaolud (näiteks saavad mikrofonil patareid tühjaks ja varu ei ole). Agentuur suudab neid vigu vältida ning hoiab väärtuslikku aega kokku. Millest koosneb üks kasumlik “vinge” sündmus?
Lisaks heale ja aktuaalsele teemale ning kvalifitseeritud esinejatele on vingeks sündmuseks vaja veel palju muud. Korraldaja peab mõtlema täispaketile, mis sisaldab mitmeid detaile:
• sündmuse reklaam, kui tegemist on avaliku üritusega.
• toimumiskoha spetsiifika – näiteks parkimine. Oluline faktor on ka see, et ruum oleks piisavalt soe, aga samas piisavalt õhutatud. Soovitame Hobuveskit ja Kammersaali. Tallinnas soovitame veel Hopneri maja, koolituskeskust Punane Puu ja Vaba Lava. Kuusalu lähistel on Veinivilla, Viljandis Pärimusmuusika ait. Sobivad ka erinevad mõisad üle Eesti või Roosta puhkeküla. Enamikes puhkekeskustes on võimalik üles seada umbes 50 istumiskohaga seminariruum.
• toitlustus – maitsev toit loob alati inimestele hea meeleolu ja seega ka positiivse kogemuse sündmusest.
• seadmete ülesseadmine – kes ehitab ja kaua aega võtab. Sinna alla kuuluvad lava, lauad, lilleseaded, ekraanid jne;, näiteks mikrofonid, tõlkimine, arvuti jne. Ei saa unustada ka taustamuusikat, toitlustamist ja teisi “pisiasju”.: näiteks eelregistreerimise koordineerimine, tagasiside küsimine – programmi oluline komponent. Paberkandjal tagasiside asemel tasub liikuda hoopis internetti, sest see muutub üha populaarsemaks ja mugavamaks. Nii on andmed kohe olemas ega vaja eraldi ümbertrükkimist, jne.. Inimeste esinemisoskus ja hääletugevus on erinev ning seetõttu on helitehniku roll üpris märkimisväärne.
• vajalik esitlustehnika
Arvestada tuleb ka jooksvate küsimuste lahendamisega.
Tähelepanu peab pöörama veel auditooriumile ja arvestama strateegiapäeva eesmärkidega.
Vahel on mõistlik inimestest moodustada grupid ja pakkuda erinevat tegevust vastavalt nende spetsialiteedile. Nii saab teemadega kiiremini edasi liikuda, leida lahendusi vastavalt oma spetsiifilistele teadmistele või igapäevastele tööülesannetele ja vähendada aega, mis kulub muidu pikaks sissejuhatuseks. Selleks on vajalik leida mitme erineva ruumiga asukoht, mis toetab kõikide töögruppide tegevust
Üha olulisem on ka tehniline aspekt. Uskuge või mitte, aga helitehnika olemasolu koos helimehega on eduka strateegiapäeva kordaminemisel hädavajalik!
Leia strateegiapäeva pidamiseks põnev koolitusruum
Suurte hotellide seminariruumid võivad olla liiga tavapärased. Eestis on olemas väga ägedaid kohti, kus väikese pingutusega on võimalik korraldada lahedaid ja meeldejäävaid üritusi, mis toetavad inimeste kaasamõtlemist ja hoiavad neid energilisena. Nii saab ära kasutada valdkonnapõhiseid muuseume, avalikke ruume või muid lahendusi. Huvitavad ruumid on näiteks Linnateatril.
“Linnast väljasõit muudab inimesed avatumaks ja toob eemale kiirest argipäeva elutempost” – ei pea tegelikult paika, sest esiteks oleneb kallidus ainult sellest, millega hinda võrrelda, ja teiseks ei pruugi “hea ja odav” alati lõppkokkuvõttes soodsam tulla. Lähtuma peaks sündmuse eesmärgist, soovitud kvaliteedist ja professionaalsuse tasemest. Infot saab edasi anda ka teisel viisil kui ainult rääkides ja slaide näidates, kuid siinkohal peab olema loovat lähenemist, kogemust ja teadmisi, mida sündmusturundusagentuuril on rohkelt. Lisaks võib võtta kasutusele erinevaid muusikalisi ja heliefektide lahendusi. Nii saab toetada inimeste loovuse avardumist, olla eeskujuks raamidest välja mõtlemisel ning hoida osalejaid kaasatuna.
Kindlasti aga tuleks enne koha valikut seada paika ürituse sisu ja eesmärk, sest õigelt valitud keskkond aitab eesmärgi saavutamisele tohutult palju kaasa. Kuid ka hotellide seminariruume saab nutikusega muuta totaalselt teistsuguseks ning seda veel ka mõistliku eelarvega.
Osaleja tunnetab, kas korraldamisse on panustatud piisavalt ja vastavalt sellele tekib tal osalemismotivatsioon.
Programm võiks olla natuke vaheldusrikkam ja põnevam kui üks esineja teise järel. Vahepalad on innovatiivsetel sündmustel sellised, mis panevad auditooriumi liikuma ja uuesti esinejat kuulama, sest täiskasvanud inimese fookus kestab umbes 20 minutit. Pikad ja kuivad loengud on minevik, tänapäeva aktiivne elu nõuab rohkemat.
Üheks variandiks, kuidas strateegiapäevale elu sisse puhuda, on kasutada esinejaid täiesti teistest valdkondadest või kutsuda moderaatoriks mõni intrigeeriv avaliku elu tegelane.
Miks mitte tutvustada inseneridele või arstidele hoopis mustkunsti tagamaid või rääkida inimeste näoilmete lugemisest ja mõistmisest? Selline ootamatu põige töistest teemadest paneb aju teistmoodi tööle ja annab värskendust, aga loomulikult tasub arvestada, kas idee sobib auditooriumiga ja on sünnis. Kokkuvõtvalt võiks sündmus, olgu tegemist siis seminari, konverentsi või näiteks strateegiapäevaga, olla osalejatele motivatsiooniks, kus läbi mänguliste ja kaasahaaravate tegevuste antakse edasi olulist informatsiooni, tõstetakse meeskonna ühtsustunnet või tutvustatakse firmas toimuvaid muudatusi. Märksõnaks võiks olla hariv meelelahutus.