Tavapäraseid üritusi korraldatakse iga päev üle maailma tuhandeid. Kui mitte kümneid tuhandeid. Miks? Nii on ju alati tehtud ja saab kiiresti ning valdavalt lihtsalt. On aga hulk ettevõtteid, kes püüavad end oma töötajate, klientide ja üldsuse jaoks nähtavaks teha. Üks võimalus selleks on korraldada vingeid, emotsiooniderohkeid ja meeldejäävaid üritusi. Ürituste korraldamine kõneainet pakkuvate trendide ja põnevate tehnoloogiliste vahendite abil võib olla igatepidi kasumlik, sest need võivad saada laiemat kajastust ka erinevates meediakanalites. 
1. Laiema sihtrühmani jõudmine läbi avalike kanalite – live stream, videod ja arvamusliidrid
Trend, mis viimastel ja kindlasti järgnevatel lähiaastatel järjest enam kasutatakse on otseülekanded (live streaming). Kui ürituse eesmärk on jõuda laiema sihtrühmani, siis soovituslik on kasutada erinevaid kanaleid omavahel põimituna. Vaata Franki portfoolios mitmeid videoga tehtud üritusi. Emotsioone on palju.
Videolahendused üritustel annavad võimaluse ettevõtte töötajatel teistest piirkondadest ja filiaalidest osa saada olulisest koolitusest ja konverentsist või hoopiski meelelahutuslikust jõulupeost või suvepäevadest. Ülekande tegemiseks on tehniliselt väga palju erinevaid võimalusi ja kanaleid – 360 video, droonid, Youtube, enda koduleht jne.
Loomulikult on selle lahenduse elluviimine lisakulu. See, mis tulu ettevõtte videolahendusest soovib saada on osaliselt võimalik rahaliselt mõõta (müügitulu kasv, müügikanalisse uute leadide lisamine). Otseülekande teostus motivatsiooni ja brändituntuse tõstmiseks on pikaajaline investeering. Pidagem meeles “Ettevõtte parim visiitkaart on tema töötaja.”
Arvamusliidrite ja valdkonna influencerite kanalite (Facebook, Instagram) kasutamine ülekande tegemiseks. Isikubrändi omavate päeva-õhtujuhtide kasutamine oma ürituse programmis võib olla väga tulus. Kvaliteetse järgijaskonna kasvatamiseks on soovitatav leida päevajuht, kelle maailmavaated ühtivad kliendi brändiga.
Näiteks: las päevajuht teeb üritusele eelnevalt oma kanali(te)s üleskutse, mis on seotud nii tema, sinu brändi kui ka ürituse endaga.
Sotsiaalmeedia kasutuse plussiks tooks välja fakti – Facebookis 500 miljonit kasutajad vaatavad iga päev 8 miljardit videot.
2. Uute tehnoloogiliste lahenduste tööle panek üritusel
Tehnoloogia on täna lahutamatu osa turundamisel. Ürituste korraldamine on muutumas järjest põnevamaks ja samas ka väljakutsuvamaks just tehnoloogiliste võimaluste ära kasutamisel. Seda ürituste promoks, läbiviimiseks ja atraktiivseks muutmiseks. Soovitatav on kaasata erinevaid spetsialiste, kellel on kogemus ja oskus mõelda niivõrd loovalt, et ka väiksema eelarvega üritusel oleks võimalik mõni wow-element sisse planeerida. Edevaid “vidinaid” kasutatakse tihti toodete-teenuste lansseerimisel ja avalikel üritustel. Need väga hästi välja pandud “vidinad” pälvivad alati palju tähelepanu ja kajastust külaliste seas (sotsiaalmeedias, soovitustes jne).
Loe lähemalt “4 tehnoloogilist lahendust, mida oma üritusel kasutada”
3. VIP ala loomine ja esimeste piletiostjate “premeerimine” kohapeal
Iga külaline soovib olla eriline külaline. Suurematel konverentsidel ja seminaridel on soovituslik teha nö VIP ala. Kas see tähendab eksklusiivsemat ligipääsu esinejatele, materjalidele või sissepääsu õhtusele programmile, see on juba korraldaja otsustada. Küll võiks ka tavapileti soetanud külastajale teha väike üllatus. Näiteks esimesele 100/50/20-le piletiostjale või kohaletulnule pakutakse toitlustust, tervitussööki või hoopis toredaid kingitusi sponsoritelt. Mis see täpne präänik olla võiks oleneb jällegi ürituse sisust, sihtrühmast ja võimalustest.
4. Milline asukoht planeeritavaks ürituseks on parim?
Järjest enam püütakse oma üritustega tulla välja tavapärastest ruumidest. Selle asemel, et koolitust viia läbi mõnes konverentsikeskuses, leitakse võimalusi muuseumides, näitustel, ülikoolides, teatriruumides, mõisates, katustel ja miks mitte metsas või rabas.
Kogemustest võime aga kinnitada, et tulles väljapoole tavapäraseid keskkondi ja pakkudes koolituspäeval ootamatut lisandväärtust on kogu päev osalejatele ja esinejatele tulemuslikum. Informatsioon talletub läbi emotsioonide paremini ning suurema tõenäosusega osaleb külastaja ka järgnevatel sarnastel üritustel.
Lisaks asukohale, soovitame mõelda ka mõningatele sobivatele dekoratsioonidele. Jää ürituse külastajale meelde kohe algusest – planeeri ruumidesse sissepääs vingeks ja alusta programmiga kohe. See tekitab külastajas ootusärevust ja tõstab tema tähelepanu.
5. Tervislik toitlustus
Inimesed pööravad järjest enam tähelepanu enda tervisele ja väga paljuski läbi toitumise. Üritustel tervislikuma ja naturaalsetest toorainetest valmistatud toitude pakkumine on külalistele järjest olulisem. Hooajalised värsked vahepalad ja snäkid.
Kõiki erinevaid trende on võimalik efektselt omavahel siduda. Hea ülesehituse, programmi ja detailidega läbi mõeldud üritus on ideaalne visiitkaart klientidele, koostööpartneritele. Lisaks ka ideaalne võimalus meedia ja avalikkuse tähelepanu pälvimiseks.
Ürituse korraldamise juures peamine väljakutse on teha midagi sellist, mis paistab silma ja jääb osalejatele pikaks ajaks meelde ning saab head kõlapinda erinevates kanalites. Frank’i meeskond hoiab end kursis maailmas toimuvate trendidega. Hea meelega tutvustame 2019. aasta trende oma klientidele, et midagi uut ja põnevat ikka teha.
Sul tuli mõni mõte oma sündmusele kaasata? Kirjuta info@frankevents.ee
Allikas www.eventbrite.co.uk ja www.eventmanagerblog.com