05.01.2017

8 lihtsat sammu suvepäevade päringu koostamiseks

Vaatamata kehvale talveilmale tuleb juba hakata varakult mõtlema suviste ürituste peale. Selleks, et end pisut suvepäevade lainele viia, panime kirja 8 punkti, mis aitavad Sind suvepäevade päringu koostamisel.

  1. Mis on suvepäevade eesmärgiks? Kas soovite teha traditsioonilist suvepäeva kuna on pelgalt ettevõtte traditsioon või on soov ühendada inimesi läbi hariva meelelahutuse?
  2. Kui palju inimesi? Ideaalis võiks kirjutada rohkem ka lahti ka seda kas üritus on peredega (ehk siis koos lastega) või ainult oma töötajatele mõeldud üritus. Kui peredega siis on suureks abiks juba ette orienteeruv lastevanuse vahemik.
  3. Asukoht. Tõenäoliselt üks olulisemaid punkte. Kus Eestimaa paigas oleks ideaalne; kas ideaalis võiks olla veekogu; kas majutust on vaja kõigile?
  4. Transport. Kui ettevõte allüksused on üle Eesti siis arvesta kindlasti ka transpordi kuluga. Ideaalis võiks olla kõigile võrdne kaugus.
  5. Programm – suvepäevade olulisem osa, mis peab kindlasti toetama seatud eesmärke. Kas soovite mõnes kindlas stiilis (meeskondlike mängudega, temaatika põhine või mõeldud pigem puhkamisena).
  6. Varasem korraldamise ajalugu. Üpris oluline oleks päringu tegemisel kirjeldada kokkuvõtlikult, mida lähima kolme aasta jooksul on ettevõttele korraldatud. Näiteks, kes oli päevajuhiks, milline oli ansambel, peamised lisategevused, lasteprogramm.
  7. Ürituse eelarve. Kahtlemata on suureks abiks päringu koostamisel etteseatud eelarve, mis muudab esialgse kavandi loomisel olla veelgi täpsem. Ideid, esinejaid ja lahendusi on tohutult palju, pisike vihje eelarve osas hoiaks kokku mõlema osapoole väärtuslikku aega. Võime öelda, et näiteks meie agentuuri laekub nädalas päris mitu uut koostöösoovi mõnelt huvitavalt artistilt või esinejalt.
  8. Paku agentuurile võimalust oma ideekavandit esitleda. Kõiki ideid ja lahendusi (ka emotsioone) ei ole võimalik paberile kirja panna. Esitlusel on hea võimalus saada tuttavaks agentuuri esindajatega ning veelgi enam näed ära kõik olulised detailid.

Kindlasti võiks ka siin pikemalt kirjutada kuid antud punktide põhjal on olemas eeltööks juba piisav kogus informatsiooni. Agentuur peaks olema suuteline töökäigus ise välja tooma võimalikud kitsaskohad või aspektid, mida üheskoos üle arutada.

Kui soovid nõu või hinnapäringut esitada siis vastame kõikidele kirjadele hea meelega. Piisab vaid saata läbi meie kodulehe lingi “Hinnapäring” enda soov. Nii lihtne see ongi 🙂

Lõbusate üritusteni,
Acer Eventsi vabaaja insenerid