7 sammu suvepäevade planeerimise tegemiseks

12.02
2021

Erinevas suuruses üritusi, tähtpäevi, kontserdeid ja pulmi on edasi lükatud põhimõtteliselt terve 2020. aasta. Seega suvepäevade korraldusega tuleks tegeleda NÜÜD. Kuumad kuupäevad, suvepäevade asukohad, õhtujuhid ning meelelahutajad broneeritakse väga kiirelt. Lisaks leida see vinge suvepäevade idee, mis personalile oleks piisavalt huvitav ja atraktiivne, võib olla tihti päris väljakutsuv ülesanne.

 

Suveüritus ja COVID-19

Täna veel planeerime ja kohtume virtuaalselt, et suvel saaksime ägedaid kohtumisi läbi viia.

Oleme oma ürituste planeerimisel realistid, kuid samas ka optimistid. Igat pakkumist koostades võtame arvesse kliendi soove tervisenõuete täitmise osas ja kindlasti jälgime kõiki riigi poolt ette seatud reegleid, mis puutub COVID-19 leviku tõkestamiseks.

 

Suvepäevade planeerimine võtab palju aega. Sellega igapäevaselt mitte tegeval inimesel võib tekkida peavalu pelgalt mõttest, et ta peab midagi organiseerima hakkama. Planeerimise ajal võivad paratamatult tahaplaanile jääda töötaja põhitööülesanded. Sellistel hetkedel on tark pöörduda agentuuri poole, kes elab ja hingab ürituste korralduse taktis.

Soovid, et suvepäevade planeerimine oleks muretu ja saaksid ise üritust täiel rinnal nautida? Vaata allolevat suvepäevade päringu koostamise juhendit.

Suvepäevade korraldamine_Frank Events

Panime kirja 7 punkti, mis aitavad Sind suvepäevade päringu koostamisel.

  1. Mis on suvepäevade programm ja eesmärk? Mõelda lahti, kas on soov korraldada traditsioonilist suvepäeva või hoopis erilisemat kindla teemaatikaga päeva.
    Oluline on suvepäevade planeerimist alustada suhteliselt varakult. Aasta alguses peaks suvepäevade korraldamisega juba aktiivselt tegelema.
  2. Kui palju inimesi? Suvepäevade planeerimine on koht kus mõelda, kas üritus on ainult töötajatele või kaasatakse ka pereliikmeid. Sellest oleneb suurelt suvepäevade eelarve, asukoht ja kogu programm.
  3. Asukoht ja majutus. Ettevõtte suvepäevade jaoks asukoht on üks olulisemaid punkte kogu planeerimise juures. Läbi on vaja mõelda järgmised küsimused:
    • Millises Eesti piirkonnas üritus läbi viia? Kas ollakse valmis 2-3-tunniseks bussi- või autosõiduks?
    • Kas koht peaks asuma veekogu läheduses?
    • Kas jäädakse ka ööbima? Kui jah, siis mis mahus majutust pakutakse? Millised on töötajate ootused majutuse osas?
  4. Transport. Suvepäevade pidamiseks asukohast oleneb ka transport. Mõelda, kas töötajad tulevad kohale isikliku autoga või organiseeritakse ühtne sõit bussi(de)ga. Miks mitte leida asukoht, kuhu saab rongiga? Transpordile peaks kindlasti mõtlema ettevõtted, kellel on üksuseid üle Eesti.
  5. Programm. Suvepäevade pidamisel võiksid olla kindlad eesmärgid:
    • Kas sellest saab mõnus ja lõõgastav päev kolleegidega?
    • Kas soovite sel päeval töötajaid ühendada läbi erinevate meeskonnamängude?
    • Kuidas ettevõtte juhtkond võiks päeval osaleda, et tavatöötajatel tekiks nendega hea side?
  6.  Varasem korraldamise ajalugu. Päringu koostamisel endale ja suvepäevade korraldajale on oluline kirjeldada, mida viimase kolme aasta jooksul on tehtud tegevused.
    Siin mõned punktid, mis kirja panna:

    • kes on olnud päevajuhid?
    • mis ansamblid on mänginud ja mis stiil on inimestele enim meeldinud?
    • kus on suvepäevad varasemalt toimunud ja kas soovitakse sama asukohta?
    • mis lisategevused on olnud ja mis laadi aktiviteetidest teie ettevõtte inimesed pigem eelistavad osa võtta?
    • kui on kaasatud pered koos lastega, siis milline lastele mõeldud programm on olnud?
  7. Ürituse eelarve. Suvepäevade planeerimise algfaasis võiks kirja panna ka eelarve suurusjärgu. See muudab ürituse plaani koostamise selgemaks tellijale kui ka koostööpartnerile. Selle läbi säästavad tohutult aega kõik osapooled. Võimalusi vingete suvepäevade korraldamiseks on sadu. Uuri, millised on viimase aja populaarseimad suvepäevade programmid.

 

Paku agentuurile võimalust oma ideekavandit esitleda. Kõiki ideid ja lahendusi (ka emotsioone) ei ole võimalik paberile kirja panna. Kohtumisel on hea koostööpartneriga tuttavaks saada, kuulata ideid ja rääkida täpsemalt läbi kõik vajalikud detailid ning eesmärgid.

Suvepäevade (või mõne teise ürituse) korraldamise protsessis on tegelikkuses mustmiljon väiksemat detaili, millele peab mõtlema. Hea agentuur on juba töö varajases staadiumis suuteline välja tooma võimalikud kitsaskohad. Selleks, et Sina saaksid tegeleda oma igapäevatööga oleme olemas meie, vabaaja insenerid, kelle igapäevatööks on ürituste planeerimine ja nende teostamine.

Soovid konsultatsiooni? Anna oma soovist märku siin. Täida ära kontaktivorm ning võtame hiljemalt 24h pärast Sinuga ühendust. Nii lihtne see ongi! ?

 

 

 

Suvepäevade planeerimine ja sellega sarnased teemad:

Suvepäevad toimuvad, ainult natuke teisiti.

Mis on meeskonna emotsionaalne pangakonto?