Suvepäevade korraldamine ettevõtetele – et ka Sina saaksid üritust nautida!

Kas olete osalenud suvepäevadel, kus inimesed igavlevad ning toit on halb? Või vastupidi, tegevusi on nii palju, et kõiki asju ei jõudnudki proovida ning õhtusöögiks olite rampväsinud? Suvepäevad on firmaüritus, ilma milleta ei saa läbi ükski ettevõte. Kas see on aga üritus, mida kõik töötajad rõõmuga ootavad?

Taavi Puuorg, kes on üritusturundusagentuuri Frank Events üks loojatest, jagas riiete ja firmakingituste tootjale ROI-le näpunäiteid, miks ja kuidas korraldada selliseid suvepäevi, mis jäävad kauaks meelde ning mida naudivad kõik, nii töötajad kui ka omanikud.

Rõõmus töötaja on ettevõtte visiitkaart

Miks suvepäevi korraldada? See peaks olema kõige esimene küsimus. On ju teada, et see on päris suure eelarvega ettevõtmine ning nõuab ettevõtte inimestelt palju aega ja pühendumist.

Taavi Puuorg ütleb, et rõõmus töötaja on ettevõtte kõige parem visiitkaart ning mainekujunduse oluline osa. Mossis ja rõõmsa töötaja tulemuste erinevust mõistab iga juht ning sellepärast ei tohiks suvepäevade korraldamisse kergekäeliselt suhtuda. Ka oma töötajatele tuleb ettevõtet mõtestatult turundada.

Millest alustada?

Kui märtsis otsustatakse suvepäevade kuupäev paika panna ning üritust organiseerima hakata, on kahjuks hilja peale jäädud. Eestis korraldatakse järjest rohkem ja suuremaid pulmi ning paljud puhkekeskused on selleks ajaks juba broneeritud. Taavi soovitab kohe suvepäevade lõpus järgmise toimumisaja ja -koha välja valida ning ära broneerida. Pärast seda võib alustada juba agentuuride pakkumiste kogumisega.

Ühendust tuleks võtta maksimaalselt kolme sündmusi korraldava agentuuriga ning rääkida neile, mida suvepäevadelt oodatakse. See info peaks seega tulema ettevõtte juhtkonnalt või personalitöötajalt: kas on tegemist mingite sisepingetega, mida saaks ühiste tegemistega leevendada; või on toimunud firmade ühinemine, lisandunud uusi inimesi vms. Agentuurile on selline info hästi vajalik ja selle alusel pannakse kokku ka pakkumine.

Pakkumise tegemiseks vajab agentuur ka eelarvenumbrit, millest rohkem ettevõte kulutada ei saa. Kui see on täpselt paigas, on selle raames võimalik välja pakkuda väga erinevaid tegevusi.

Korraldusega peaks tegelema eraldi tiim

„Panen kõigile ettevõtetele südamele, et suvepäevade korraldamist ei tohiks jätta vaid niigi ülekoormatud büroojuhi õlgadele. Kõige parem koostöö on olnud meil ettevõtetega, kus on kokku pandud spetsiaalne suvepäevade korraldustiim, kuhu kuuluvad igal aastal ise töötajad ning ülesanded on ära jagatud. Inimestel on erinevad kontaktid ning huvid ja tänu sellele ei ole suvepäevad aasta-aastalt ühesugused. Ideid, mida ka agentuuriga jagada, on siis rohkem.“

Las agentuur esitab tervikpildi

Taavi vangutab vaid pead selliste juhtumite peale, kus agentuuridelt on pakkumised võetud, need Excelisse koondatud ning siis ettevõtte juhtkonnale valiku tegemiseks esitatud. Tema sõnul on iga agentuur kokku pannud oma pildi, kus on väga suur osa ka emotsioonil, mida pole võimalik Excelisse panna. Õige valik on võimalik teha ikka siis, kui agentuuriga kokku saada ja lasta neil rääkida oma tervikpildist.

Kohtumisel seletatakse lahti, mis on iga hinna taga peidus ning mida ettevõte selle eest saab. Agentuuri jaoks on iga pakkumise kokkupanemine töö, mis sisaldab nii rahalist kui loomingulist poolt ja sellepärast peaks ettevõte oma otsust põhjendama, kui mõne agentuuri visioon valituks ei osutunud.

Partneri valimisel peaks arvestama sedagi, millise agentuuriga tundub olevat hea inimlik klapp; kes saab ettevõtte soovidest ja vajadustest aru ja kes mitte.

Kui eelarve ei luba suvepäevade korraldamiseks agentuuri palgata, pakuvad mitmed neist ka nõustamisteenust. Nii saab ettevõte vaatamata kitsastele rahalistele võimalustele siiski huvitavad suvepäevad.

Mida teha, et suvepäevad õnnestuksid?

Õnnestunud suvepäevad on need, mis on algusest lõpuni hoolega läbi mõeldud. Juhuse hooleks ei saa siin midagi jätta, isegi õhtuse disko lõpuaeg peaks olema kindlaks määratud. Taavi kogemuse järgi peaks see olema hiljemalt kell kaks öösel. Siis jääb kõigile hea mälestus ning hommikusöögile saab värske näoga minna.

Tagasiside küsimine pärast suvepäevi ei ole väga levinud, ehkki on hädavajalik. Inimesed tunnevad siis, et nende arvamusest hoolitakse, ning järgmisel aastal saab soove-ettepanekuid arvesse võtta. Üritused saavad niimoodi ainult paremaks minna.

„Professionaalne päevajuht on üks õnnestunud suvepäevade võtmetegelasi,“ ütleb Taavi. Õnneks hakatakse järjest enam loobuma mõttest, et ettevõtte juht või turundusinimene viib ise kogu päeva läbi. Esiteks ei halda ta kogu infot nii tegevuste, toitlustuse, esinejate kui muu kohta ning teiseks ei pruugi ta olla lihtsalt loomult selline inimene. Päevajuht on veidi nagu pulmaisa, kes külaliste meeleolu ja tegevuse eest vastutab ning kõigel silma peal hoiab.

Kuidas suurendada osavõtjate arvu?

„Osavõtjate arvu suurendamiseks on mitmeid nippe,“ teab Taavi, „ja seda tuleb võtta kui päris kampaaniat, mida ettevõtte sees tehakse.“

Üks võimalus on hoida ürituse täpne asukoht ja sisu saladuses – see tekitab põnevust ja küsimusi – ning samal ajal kruvida pinget igasuguste vihjetega. Näiteks jäetakse kööki või töölaudadele mingeid asjakesi, saadetakse mõistatuslikke e-kirju või üllatatakse töötajaid ootamatu kontserdiga.

Teine võimalus on pakkuda inimestele kogemusi, mida nad varem ei ole saanud. Näiteks viimastel aastatel on hästi populaarsed militaarõppused. Kiiruse peale telkide üles panemine ning miinide otsimine meeldib üllatuslikult väga naistele.

Paljud ettevõtted on haaranud kinni ka võimalusest suvepäevad heategevusega ühendada ning minna 4–5 tunniks appi neile, kes seda vajavad. Hiljem sõidetakse bussiga peopaika ning tuntakse õhtusöögilauas päeval tehtu üle rõõmu.

Ja muidugi suurendab järgmise aasta osavõtjate arvu eelmise aasta kordaläinud üritus.

Toit olgu parim, mida eelarve lubab

Taavi sõnul jääb inimestele suvepäevadest meelde alati toit ning sellepärast ei tohiks söökidelt kunagi kokku hoida. Toitu olgu suures valikus ja pigem rohkem kui vähem.

Arvestada võiks ka näiteks taimetoitlastega ja sellega, et paljudel on toidutalumatus. Erisoovid on siiski keeruline teema, sest väga paljud puhkekeskused neisse ei panusta, ehkki võiks. Õnneks on siiski ka neid, kes pakuvad mitmeid variante – lihtsalt agentuurile tuleks sellistest soovidest teada anda.

Terve suvepäevade aja võiksid vabalt saadaval olla puuviljad: õunad, banaanid, viinamarjad jm.

Alkoholist mööda ei saa

„Alkohol on selline asi, millest ei saa üle ega ümber,“ ütleb väga paljusid suvepäevi ja seltskondi näinud Taavi. Ta soovitab kange alkoholi ostmata jätta ning pakkuda ainult lahjat. Aga ka õllekraanid tuleks lahti keerata alles õhtusöögi ajal, eriti siis, kui suvepäevadele tullakse koos perega. Tasuta kange alkohol kaotab paraku piirid ning siis võib juhtuda midagi, mis rikub kõigi tuju.

Kindlustamine

Suurema osalejate arvu puhul tasub üritus ära kindlustada. Helitehnika võib äikse tõttu kannatada, peoruumides võib midagi katki minna – võimalusi ootamatuteks kuludeks on palju. Sellepärast pakuvad mitmed kindlustusseltsid ürituste kindlustamise võimalust.

Suuremate ettevõtete ja asutuste puhul, kus korraga osalemas mitusada inimest, võiks palgata ka turvamehed.

Tehke suvepäevadest video

Videograafide teenuseid soovitab Taavi kasutada kahel põhjusel. Esiteks on umbes 2-minutiline kokkuvõtlik kaamerate ja droonidega tehtud video töötajatele toredaks mälestuseks. Teiseks on võimalik videot ägedatest suvepäevadest nii turunduses kui ka uute töötajate värbamisel ära kasutada.

Alati ei pea videograaf olema väljastpoolt ettevõtet tellitud. Kuna teema on väga populaarne, võib sealgi leiduda inimesi, kes on väga huvitatud ürituse videosse võtmisest ja kokku monteerimisest.

Soovitused

• Alustage varakult ning broneerige koht juba eelmisel aastal.
• Moodustage ettevõtte sees korraldustiim.
• Koostage agentuurile lähteülesanne.
• Kutsuge agentuur oma visiooni esitlema.
• Mõelge läbi kampaania, et tõsta osalejate arvu.
• Kui rahaga on kitsas, tehke suvepäevad ühel päeval ilma ööbimiseta.
• Ärge hoidke toidu pealt kokku.
• Hoidke kokku kangelt alkoholilt.
• Pange paika peo lõpukellaaeg.
• Kindlustage suuremad üritused.
• Laske teha suvepäevadest korralik ja tempokas video.

Suvepäevade ideid

• Militaarõppus
• Su kolleeg kõlab tuttavalt
• Teadlaste päev
• Muusikavideote tegemine
• Retrofestival
• Hobide laat
• Heategevus
• Seiklusturism

Suvepäevad koos Frank Eventsiga!

Kas otsid ideid ja professionaalset abi suvepäevade korraldamiseks oma ettevõttes? Olgu teemaks “Sinu kolleeg kõlab tuttavalt” või Siili õppus pehmemas versioonis, kõik on võimalik! Frank pakub laiaulatuslikku teenust suvepäevade korraldamiseks, mis sobib igale kollektiivile ja eesmärgile.

Miks suvepäevad ettevõttes on olulised?

Suvepäevade korraldamine on ideaalne võimalus tugevdada sisekommunikatsiooni, edendada meeskonnatööd ja pakkuda töötajatele mõnusat vaheldust igapäevasest tööelust. Üks kord aastas korraldatud suvepäevad aitavad töötajatel lõõgastuda, nautida vaba aega looduses, osaleda sportlikes tegevustes või lihtsalt meeldivalt aega veeta.

Suvepäevade korraldamise etapid

Suvepäevade korraldamine algab täpse plaani koostamisest. Oluline on arvestada kõiki detaile, et üritus oleks kõigile meeldejääv ja nauditav. Franki kogemused suvepäevade korraldamises tagavad, et kõik osalejad leiavad endale sobiva tegevuse, kus nad ei pea ebamugavust tundma. Olgu tegemist meeskonnatööd arendavate tegevustega või lõõgastavama ajaviitega, me suudame kõigile sobiva lahenduse leida.

Kuidas suvepäevade programm võiks välja näha?

Suvepäevad võivad olla mitmekesised ja need jagunevad üldiselt kahte põhivormi:

1. Aktiivsed suvepäevad:
   Programm koosneb erinevatest aktiivsetest tegevustest, mis ei pea alati olema sportlikud, kuid pakuvad kõigile osalejatele midagi huvitavat ja kaasahaaravat. Õhtul on näiteks meelelahutusprogramm koos töötajate tunnustamise ja auhindadega, et tähistada päevaseid saavutusi.

2. Kollektiivne seminar ja infopäev:
   Kui eesmärgiks on meeskonnatöö arendamine, siis on sobilik korraldada seminari vormis infopäev, kus keskendutakse koolitustele, aruteludele, eesmärkide püstitamisele ja uute ideede arendamisele.

Kuidas planeerida meeldejäävaid suvepäevi?

Franki pikaajaline kogemus suvepäevade korraldamisel tähendab, et me arvestame kõigi osalejate vajadusi ja tagame, et üritus oleks kõikide jaoks mõnus ja nauditav.

Soovid korraldada suvepäevasid? Anna endast märku info@frankevents.ee. Me aitame luua täpselt sinu vajadustele vastava lahenduse, mis teeb suvepäevadest tõelise sündmuse!