Kiirel ajal on ülimalt hea, kui päringu saatjal on pilt silme ees, mis infot agentuuril oleks hea teada, et juba esimesele päringukirjale sisulisemalt vastata.
Paneme siia nimekirja asjadest, millele tasub mõelda:
- Mis on ürituse programm ja eesmärk? Mõelda lahti, kas on soov korraldada traditsioonilist üritust, suvepäeva, kliendipäeva, korporatiivpidu või hoopis erilisemat kindla teemaatikaga päeva.
- Ürituse eelarve. Eelarve suurusjärk on väga tähtis tellijale ega ka agentuurile. Eelarve number teeb selgemaks tellijale kui ka koostööpartnerile kogu ürituse mahu, tegevused, asukoha, transpordi toitlustuse jne. Selle läbi säästavad tohutult aega kõik osapooled. Võimalusi vingete ürituste korraldamiseks on sadu.
- Kui palju inimesi? Ürituse planeerimine on koht kus mõelda, kas üritus on ainult töötajatele või kaasatakse ka pereliikmeid.
- kas osalejate seas on ühest rahvusest või erineva kultuurilise taustaga inimesi.
- Covid-19 tähelepanekud – kas on soovi erilise tähelepanu alla võtta hajutatud osalus, välitingimused, maskid, kiirtestid jms.
- Asukoht ja majutus. Ettevõtte ürituse jaoks asukoht on üks olulisemaid punkte kogu planeerimise juures. Läbi on vaja mõelda järgmised küsimused:
- Millises Eesti piirkonnas üritus läbi viia? Kas ollakse valmis 2-3-tunniseks bussi- või autosõiduks?
- Kas koht peaks asuma veekogu läheduses?
- Kas jäädakse ka ööbima? Kui jah, siis mis mahus majutust pakutakse? Millised on töötajate ootused majutuse osas?
- Transport. Ürituse asukohast oleneb ka transport. Mõelda, kas osalejad tulevad kohale isikliku autoga või organiseeritakse ühtne sõit bussi(de)ga. Miks mitte leida asukoht, kuhu saab rongiga? Transpordile peaks kindlasti mõtlema ettevõtted, kellel on üksuseid üle Eesti.
- Programm.
- Mida olete varem teinud?
- Mis teemad inimestele pigem peale lähevad ja mis kindlasti ei sobi.
- Varasem korraldamise ajalugu. Päringu koostamisel endale ja suvepäevade korraldajale on oluline kirjeldada, mida viimase kolme aasta jooksul on tehtud tegevused.
Siin mõned punktid, mis kirja panna:- kes on olnud päevajuhid?
- mis ansamblid on mänginud ja mis stiil on inimestele enim meeldinud?
- kus on suvepäevad varasemalt toimunud ja kas soovitakse sama asukohta?
- mis lisategevused on olnud ja mis laadi aktiviteetidest teie ettevõtte inimesed pigem eelistavad osa võtta?
- kui on kaasatud pered koos lastega, siis milline lastele mõeldud programm on olnud?
Mida täpsemalt teame teie mõtteid ja soove seda detailsema esialgse ülevaate ja mõtted saame teile anda.
Päringu saatmiseks kirjuta meile info@frankevents.ee
Veel huvitavat vaatamist ja lugemist:
Frank Events Äripäeva Turundajate TOP 2020 üritusturunduses esikohal!