Oleme kuulnud palju inimesi ütlemas: “Ah, mis see ürituste korraldamine siis on … organiseerid mõned niidijupid kokku ja ongi üritus valmis.” Tegelikkuses on ürituse korraldaja töö väga stressirohke, vajab kiiret reageerimist, oskust hästi planeerida ja mõelda vähemalt 3 sammu ette ning omada plaan A-le ka plaan B-d ja C-d.
On tehtud nimekiri kõige stressirohkematest ametitest. Tuli välja, et ürituste korraldaja töö on stressimõõdikute osas TOP 5 seas. Siinkohal tõstaks esile tihti telgitagustesse jääva ürituskorraldaja parimad ja vajalikud omadused:
1. Hea inimestega (good people skills). Selles töös tuleb hetki, kus tuleb rääkida seinast seina inimestega – tippjuhtidega, riigiametnikega, vahendajatega, kolleegidega, sponsoritega, klientidega, meeskonnaga ja üritusel osalejatega. Selleks peab olema hea inimtüüpide lugeja, et vestluspartneriga hästi ühele lainele jõuda. Tihti peab olema kiire reageerimisega ennetamaks konflikte, olema hea läbirääkija ning samas selle kõige juures säilitama hea tonaalsusega huumorimeele.
Kõige selle juures on oluline meeles pidada, et protsess peab olema nauditav ja nalja peab ka tegema. Nii naudivad kolleegid ja kliendid koostööd. Edukuse võti on omada häid suhteid kõikide osapooltega.
2. Paindlik oma tööülesannetes. Ürituse korraldajal on vahel vaja olla koristaja, tehnik ning järgmisel hetkel tegutseda kiirelt mõne probleemi lahendamisega. Kõik sellised situatsioonid tuleb lahendada kiiresti, tasakesi ning tulemuslikult. Seda nii, et keegi sellest aru ei saa. Oluline on säilitada rahu ja külma närvi ning asjad korda ajada selliselt, et plaanikohaselt edasi minna.
3. Hea kuulamisoskusega. Oskus lugeda ridade vahelt. Aru saada, millist visiooni tellija ürituse kirjelduses mõtleb, mis on ürituse eesmärk, mida üritusel soovitakse ja mida mitte. Kriitiline on mõista kliendi vajadusi ja veenduda, et kõigil osapooltel on samad ootused.
4. Organiseeritud. Ürituse organiseerimisel on tihtipeale palju lahtisi niidiotsi vaja kokku sobitada, et ürituse korraldaja peab mõtlema samaaegselt kümnetele detailidele (olenevalt ürituse suurusest). Selleks, et kõik sujuks ladusalt ning tulemus oleks veatu, peab ürituse planeerimise protsessis olema ääretult detailne – kokkulepitu kliendi ja koostööpartneritega kinnitama, võimaldama teenusepakkujatele nendepoolseid soove, külalistele vajaliku info edastamine enne üritust ja selle ajal.
Tervikpildi nägemisel on oluline leida ürituse korralduses ka kitsaskohad ja riskid. Seda, kas ja mil määral tasub üritust kindlustada, käis Leho rääkimas Äripäeva raadios. Kuula saadet siit.
Ürituse korraldajal on enne esmase pakkumise koostamist hea saada kliendilt detailne briif.
5. Kirglik töötegija. Suure stressikoorma all peab olema inimesel sisemine soov korraldada midagi suurt, võimsat, meeldejäävat ja läbi selle oma kliendi ärilistele eesmärkidele kaasa aidata. Siirus ja kirg aitavad selle töö juures saada üle raskustest ning emotsionaalsetest madalseisudest. Kirg teha midagi vinget paneb teisiti tööle ka inimese loovuse, mille abil korraldatakse klientidele unustamatuid emotsioonide rohkeid elamusi ja üritusi. Antud töö ei saa olla ainult soov teenida raha, sest tihti võib see töö olla ka tänamatu ning nendel hetketel peab inimeses olema see KIRG, mis uuesti edasi viib.
Ajakasutust ja organiseeritust on võimalik õppida, aga kellelegi ei saa õpetada kirge. Edukas ürituse korraldaja on kirglik.
6. Hea suhtleja. Projektijuhil peab olema kindel ja oskuslik suhtlemine. Nii on parem projekti eesmärke seada, koostööpartneritele seda edasi anda ja kõiki osapooli juhtida. Iga väiksem lüli on eduka ürituse toimimisel ülimalt oluline. Seepärast on oluline kõikide osapooltega suhtlemine kindla, täpse ja juhtiva maneeriga.
7. Hea stressitaluvusega. Küsimuste korral pöördutakse projektijuhi poole. Stressirohketel hetketel peab projektijuht jääma rahulikuks ja kindlaks endale ning tehtud plaanile. See aga eeldab eelnevalt head kokku pandud plaani (A, B, C), millele juhindudes vastavaid otsuseid teha.
8. Loomupoolest hea ja loominguline probleemide lahendaja. Olenemata kindlast planeeritud ürituse plaanist võib miski ikkagi viltu minna, mis võib olla tingitud täiesti kolmandate kontrollimatute osapoolte poolt (nt peaesineja transport hilineb, elekter läheb ootamatult ära vms). Selleks peab ootamatutele probleemidele alati loominguliselt lähenema. Ja seda nii, et üritustel osalejad ei saagi aru.
9. Otsusekindel. Ürituse korraldaja peab tihti tegema mitu otsust korraga ja seda kiiresti. Tulenevalt otsustest on vahel vaja ka projektiplaani ümber planeerida. Et sellise ümberkorraldusega hästi toime tulla, peab olema ise otsusekindel.
10. Hea kogemusepagasiga. Kliendid on enesekindlamad usaldamaks inimest ja agentuuri, kellel on selles valdkonnas olemas erinevate kogemuslaadidega portfoolio. Lisaks on kogenud inimesel hea kontaktide võrgustik, kellele vajadusel hädaolukorras on võimalik helistada.
Iga projekt annab juurde õppimiskohti ning kogemusi, seda nii alustavale ürituste korraldajale kui ka nö vanale kalale.
Allikas www.eventbrite.com
Kirjuta meile. Saame kokku ja leiame sinu üritusele parimad lahendused.
Sind võivad huvitada ka teised teemad:
Kliendiürituste kuldreeglid: kuidas tugevdada suhteid ja luua uusi