Eestis on mitmeid unikaalseid ja meeldejäävaid kohti firmaürituste korraldamiseks, mis sobivad nii seminaridele, meeskonnatööle kui pidulikele koosviibimistele.
Sõltuvalt sellest, kui julged Sina ja Sinu külalised ise olete või kui kastist välja lahendust otsite, on peopaiga valikud praktiliselt lõputud. Õige pilgu ja piisava tööga saab peaaegu iga ruumi muuta kauniks ja meeldejäävaks sündmuseks. Nii olemegi teinud näiteks tennisehallist väga ilusa peopaiga või ettevõtte laohoonest dekoratsioonide abil hoopiski peosaali.
Küll aga, ükskõik kui kaunis see koht ka poleks, ei saa te eeldada, et inimesed sõidavad tunde selleks, et tulla teie turundusüritusele. Seetõttu on kaks peamist küsimust sobiva asukoha leidmisel mahutavus ja soovitud kaugus mingist punktist. Kui maagiline asukoht jääbki pisut kaugemale, võiks sinna juurde mõelda juba ka transpordi võimalused ning sealt edasi juba ligipääsetavus ja muud olulised nüansid kogu protsessist.
Õigesti valitud asukoht ja mugav ligipääsetavus loovad hea esmamulje
Õige peopaiga valik sõltub eelkõige ürituse eesmärgist, osalejate arvust ja soovitud atmosfäärist. Ametlikuma konverentsi või galaõhtu jaoks sobivad hästi hotellide konverentsikeskused, esinduslikud restoranid või suuremad sündmuskeskused, kus on olemas nii tehniline võimekus kui ka professionaalne teenindus.
Suvepäevade ja ööbimisega meeskonnaürituste puhul eelistatakse sageli looduslähedasi puhkekeskusi, mõisakomplekse või spaahotelle, kus saab ühendada seminarid, aktiivtegevused, õhtuse peoprogrammi ja majutuse ühes kohas.
Kui eesmärk on luua erilisem ja meeldejäävam kogemus näiteks oma klientidele ehk siis korraldada turundusüritus, võivad hästi sobida industriaalstiilis loftid, katuseterrassid, galeriid või muud omanäolised ruumid, mis annavad üritusele iseloomu ja aitavad ettevõtte brändi paremini esile tuua.
Väiksemate juhtkonnaürituste või kliendiõhtusöökide jaoks tasub kaaluda privaatruumiga restorane või butiikhotelle, kus saab luua personaalsema ja eksklusiivsema õhkkonna.
Kõige olulisem ei ole alati kõige suurem või luksuslikum koht, vaid see, et asukoht toetaks ürituse eesmärki ja looks külalistele sujuva ning meeldiva kogemuse, sest see on esimene puutepunkt kohe ürituse algul ja on fooniks kogu järgnevale programmile.
Mida võiks enne asukoha valikut uurida?
Kas olete varem pidusid korraldanud? Kui peopaik on uus, siis kindlasti oleks hea esmalt teada nende varasema kogemuse kohta. Kuidas on nii eelnevalt kui ka ürituse ajal tööjaotus, kuidas on neil korraldatud koristus nii ürituse ajal kui ka järgnevalt või milline on olukord naabritega. Keegi ei soovi öörahu rikkuda ning sellega pahameelt valmistada ja enda mainet kahjustada.
Kas ruumid on privaatsed või on kellelgi veel ligipääs? Avaliku ruumi broneerimisel tekib õigustatult küsimus, kellel veel on ürituse ajal ligipääs ning kas ka võõrad saavad mingil moel peole sisse pääseda. Tasub uurida, milliseid meetmeid nad rakendavad, et hoida üritus privaatse ja turvalisena.
Kas kohapeal pakutakse toitlustust? Millised on cateringi tasud? Kui kasutate välist toitlustajat, mõelge läbi, kus neil on ruumi ettevalmistusteks ja kuidas toit jõuab külalisteni sooja ja värskena. Kas oma toitlustaja tulekuga kaasnevad koha poolt ka lisakulud?
Kas pakute ka muid teenuseid? Küsige, kas toolid, lauad, nõud või muud vajalikud esemed on hinna sees või renditavad. Samuti uurige, kas neil on töötajaid, kes aitavad ülespaneku ja koristamisega.
Kui palju inimesi ruum mahutab ning mis stiilis? Ilma laudade ja toolideta võib olla keeruline ruumi tegelikku mahutavust hinnata, eriti kui tegemist ei ole tavapärase kujuga ruumiga.
Milline on elektrivõimsus? Märkige pistikupesade asukohad üles ja lisage need oma põhiplaani. Samuti uurige elektrisüsteemi kvaliteeti ja seda, kui palju seadmeid sinna ühendada saab. Kui tegemist on vanema hoonega, võib olla vajalik varugeneraator.
Kas ruum vastab minu tehnilistele vajadustele? Veenduge, et oleks olemas kohad ekraanide ja projektorite paigaldamiseks. Uurige Wi-Fi kiiruse kohta ja kas seda on võimalik teie ürituse ajaks suurendada.
Kas alkohoolsete jookide pakkumiseks on vaja eriluba? Tavaliselt peopaikadel siiski on olemas luba alkoholimüügiks, kuid tasub üle küsida. Samuti võib mõnes kohas rakenduda korgitasu, kui on soov üritusel pakkuda enda alkoholi.
Kas mul on vaja kindlustust? Kui peopaik ei ole harjunud pidusid korraldama, ei pruugi neil olla sobivat vastutuskindlustust. Sel juhul võib kulutus jääda teie kanda, et kaitsta nii vara, külalisi kui ka teie ettevõtet võimalike probleemide korral. Näiteks on iga Frank Eventsi poolt korraldatud ürituse projektis olemas ürituskindlustus, mis katab ära meie teenusepakkujate poolt põhjustatud kahju. Sellest, millised ootamatused võivad tabada ürituste korraldajaid, kirjutas Frank Eventsi partner Taavi Puuorg Delfi artiklis.
Kus asuvad tualettruumid ning kui palju neid on? Veenduge, et tualettruumid suudavad teenindada teie külaliste arvu ning et need oleksid lähedal ja kergesti leitavad.
Kas on mingeid kindlaid reegleid, eeskirju või piiranguid, mida peaksin teadma? Teinekord on parem juba ette teada, kas mõni teie plaanidest võib minna vastuollu peopaiga reeglitega (näiteks öörahu küsimustes).
Allikas: planningpod blogi.
Muidugi soovitame enne ürituse toimumist käia kohapeal ise tutvumas, eriti kui asukoht on uus või võõras. Sageli võivad hooajalised ürituspaigad, näiteks rannabaarid, oma paigutust ja tingimusi aasta jooksul muuta, mistõttu tasub ka sellele tähelepanu pöörata, et ei tuleks üllatusi.
Põnevaid asukohti tuleb pidevalt ka juurde ning professionaalsed ürituste korraldajad on sellise infoga hästi kursis. Kindlasti tasub meie poole pöörduda info@frankevents.ee, kui mõni üritus plaanis, sest oskame vastavalt Sinu rahvahulgale ja erisoovidale leida õige asukoha ja oleme Sinu paremaks käeks kogu protsessi vältel!